Kiinteistöhallinto toimitila-, liike- ja palvelukiinteistöille
Hoidetaanko kiinteistöä vai johdetaanko kiinteistövarallisuutta?
Talous, tekniikka ja tieto saman katon alle.
Mitä kiinteistöhallinto tarkoittaa?
Kiinteistöhallinto on kiinteistön päivittäisjohtamista omistajan puolesta. Propia vastaa kokonaisuudesta eli taloudesta, sopimuksista, kunnossapidon ohjauksesta ja tilojen käytettävyydestä. Palvelu on tarkoitettu toimitila-, liike- ja palvelukiinteistöille. Tyypillisiä asiakkaita ovat kiinteistöyhtiöt, rahastot ja muut ammattimaiset omistajat.
Ylätavoite on kiinteistön arvon säilyttäminen ja maksimointi pitkällä aikavälillä. Siksi jokainen päivittäinen päätös arvioidaan sen kautta, miten se vaikuttaa kiinteistön arvoon ja tuottoon. Tämä koskee yhtä lailla kulujen hallintaa, sopimusten kilpailutusta, kunnossapidon ohjausta ja tilojen käytettävyyttä.
Etsitkö jotain muuta? Asunto-osakeyhtiön hallintoon on oma palvelunsa, isännöinti taloyhtiöille. Asuinkiinteistösalkun isännöinnin ja vuokranhallinnan saa yhtenä pakettina kokonaisratkaisuna.
Kiinteistöjä hoidetaan, mutta harvemmin johdetaan
Suomalainen kiinteistöala on vahva operatiivisessa tekemisessä. Arki toimii, velvoitteet hoidetaan ja ongelmiin reagoidaan. Omistajan näkökulma jää silti helposti taka-alalle.
Kiinteistöhallinnossa lähtökohta on toinen. Ensin selvitetään, mitä omistaja haluaa saavuttaa ja mikä on kiinteistön potentiaali. Sen jälkeen sovitaan, millä toimenpiteillä arvoa kehitetään ja missä järjestyksessä.
“Meidän pitäisi ajatella enemmän sitä, miten kiinteistövarallisuuden arvoa voidaan aktiivisesti kasvattaa ja miten jokainen päätös vaikuttaa omistajan pitkän aikavälin tavoitteisiin.”
Neljä asiaa, jotka ratkaisevat kiinteistön arvon
Näiden neljän alueen päätökset näkyvät suoraan kiinteistön arvossa. Siksi niitä johdetaan yhtenä kokonaisuutena eikä erillisinä hallinnollisina rutiineina.
Talous ja kulujen hallinta
Budjetti, kulurakenne ja tositteet ovat jatkuvassa seurannassa. Kulujen kehitystä tarkastellaan sen kautta, mitä se tekee kiinteistön nettotuotolle.
Sopimukset ja kilpailutus
Palvelu- ja huoltosopimukset kilpailutetaan ja niiden toteutumista valvotaan. Sopimuskanta pidetään ajan tasalla ja hinnoittelu markkinatasolla.
Kunnossapito ja hankkeet
Kunnossapitoa ohjataan suunnitellusti eikä vikailmoitusten tahdissa. Korjaukset ja investoinnit ajoitetaan kassavirran ja kiinteistön elinkaaren mukaan.
Tilojen käytettävyys
Tilojen toimivuus ja käyttäjien palvelu ovat osa kiinteistön arvoa. Tyytyväinen käyttäjä pysyy tilassa pidempään ja vuokrausaste säilyy korkeana.
Palvelusta vastaa nimetty kiinteistömanageri
Kohteella on päävastuullinen kiinteistömanageri, joka toimii omistajan nimettynä yhteyshenkilönä kaikissa palvelua koskevissa asioissa. Häntä tukee Propian kiinteistöhallinnan tiimi, joten palvelu ei ole yhden ihmisen kalenterin varassa.
Manageri on kiinteistöllä sopimuksen ja kohteen tarpeen mukaan, ja säännöllinen läsnäolo voidaan kirjata sopimukseen. Kiinteistön asiat hoidetaan paikan päällä eikä pelkästään etänä.
Kiinteistöhallinnon liiketoimintaa johtaa Petri Wuotila. Hän on tehnyt viimeiset seitsemän vuotta kiinteistövarallisuuden hoitoa Helsingissä ja sitä ennen yli 30 vuotta varainhoitoa, viimeksi managing partnerina Zürichissä. Koulutus ja pätevyydet: HTM, LY ja IAT.
“Meidän tehtävämme on tuoda omistajalle näkyvyys siihen, mitä hänen kiinteistöissään tapahtuu, mitä pitäisi tehdä seuraavaksi ja ennen kaikkea miksi.”
Tekoäly on asiantuntijan työpari
Kiinteistön talous, tehtävät ja dokumentit kertyvät yhteen paikkaan itse kehittämäämme isännöinti- ja kirjanpito-ohjelmaan. Kun tieto on koossa ja rakenteisessa muodossa, siitä voi tehdä johtopäätöksiä. Tekoäly käsittelee suuret tietomäärät, tunnistaa poikkeamat ja nostaa esiin asioita, jotka jäisivät muuten huomaamatta.
Asiantuntijan tehtäväksi jää tulkita, priorisoida ja tehdä päätökset yhdessä omistajan kanssa.
“Tekoäly tuo meille enemmän tietoa ja nopeutta. Ihminen tuo kokemuksen, näkemyksen ja vastuun.”
Sama palvelutaso, parempi näkyvyys
Kun kiinteistöhallinto siirtyy Propialle, lähtökohtana on, että nykyinen palvelutaso säilyy kokonaisuudessaan. Sen päälle tulee oman ohjelmistomme tuoma tehokkuus ja läpinäkyvyys.
Ajantasainen talousnäkymä
Talouden tilanne, budjettiseuranta ja tositteet ovat nähtävissä reaaliaikaisesti. Tietoa ei tarvitse odottaa kuukausiraporttiin.
Keskitetty asiakirjahallinta
Sopimukset, huoltohistoria, pöytäkirjat ja tekniset asiakirjat ovat yhdessä paikassa ja ajan tasalla.
Kirjanpitoanalyysi ja kassavirtaennusteet
Kirjanpitoaineisto analysoidaan säännöllisesti. Kohteelle laaditaan kassavirtaennusteet, jotka tukevat korjausten ja investointien ajoitusta.
Vähemmän manuaalista työtä
Rutiinityö automatisoituu. Se helpottaa myös omistajan taloushallinnon työtä ja jättää managerille enemmän aikaa kiinteistön kehittämiseen.
Mitä palveluun kuuluu?
Palvelukuvaus ja tehtävämatriisi räätälöidään kohteen mukaan ja liitetään sopimukseen, joten vastuunjaosta ei jää tulkinnanvaraa. Kokonaisuus kattaa tyypillisesti seuraavat osat:
Kenelle kiinteistöhallinto sopii?
Tyypillinen kohde on rakennus tai kiinteistösalkku, jossa on vuokralaisia, vuokrasopimuksia ja teknisiä järjestelmiä sen verran, ettei kokonaisuutta enää hallitse yksittäisten laskujen ja huoltokäyntien kautta. Kohteina ovat toimitila- ja liikekiinteistöt sekä esimerkiksi terveys- ja hyvinvointipalvelujen käytössä olevat rakennukset.
Näissä kohteissa päätökset ovat suurempia kuin asunto-osakeyhtiön puolella. Vuokralaisen tarpeisiin tehtävä muutostyö, tekninen peruskorjaus tai vuokrasopimuksen uusiminen vaikuttavat kiinteistön tuottoon ja arvoon vuosiksi eteenpäin.
Palvelu sopii erityisen hyvin omistajalle, jolla ei ole omaa kiinteistöorganisaatiota tai aikaa perehtyä jokaiseen kohteeseen erikseen.
Haltuunotto ilman katkoa
Haltuunotto tehdään ennen palvelun alkua, jotta tiedot, sopimukset ja taloushistoria ovat valmiina järjestelmässä ensimmäisestä päivästä lähtien.
- 1
Nykytilan kartoitus
Käymme läpi kohteen nykyisen palvelutason, sopimuskannan ja talouden tilanteen.
- 2
Palvelukuvaus ja tehtävämatriisi
Räätälöimme palvelukuvauksen kohteen mukaan ja liitämme sen tehtävämatriisin kanssa sopimukseen. Näin vastuunjaosta ei jää tulkinnanvaraa.
- 3
Tietojen siirto
Sopimukset, asiakirjat ja taloushistoria siirretään Propian järjestelmään ennen palvelun alkua.
- 4
Palvelun alku
Tavoite on, ettei siirtymä näy tilojen käyttäjille palvelun katkona vaan tiedon ja reagointinopeuden paranemisena.
Hinnoittelu
Kiinteistöhallinto hinnoitellaan kiinteänä kuukausihintana, joka määritetään kohteen laajuuden ja sovitun palvelukuvauksen mukaan. Kiinteä hinta kattaa sovitun palvelukokonaisuuden, kirjanpitoanalyysin ja kassavirtaennusteet sekä Propian ohjelmiston ja työvälineet.
Hintaa voidaan tarkistaa kerran vuodessa. Muutoksesta ilmoitetaan kirjallisesti vähintään kolme kuukautta ennen uuden kalenterivuoden alkua, joten hinta on budjetoitavissa.
Usein kysytyt kysymykset kiinteistöhallinnosta
Mitä kiinteistöhallinto tarkoittaa?
Kiinteistöhallinto on kiinteistön päivittäisjohtamista omistajan puolesta. Yksi kumppani vastaa kokonaisuudesta, ja jokainen päätös arvioidaan sen kautta, miten se vaikuttaa kiinteistön arvoon ja tuottoon. Palvelu kattaa seuraavat osat:
- Talouden johtaminen, budjetointi ja kulujen hallinta
- Sopimusten kilpailutus, valmistelu ja valvonta
- Kunnossapidon ohjaus sekä korjaus- ja investointihankkeet
- Tilojen käytettävyys ja käyttäjien palvelu
- Kirjanpito, raportointi ja kassavirtaennusteet
Miten kiinteistöhallinto eroaa isännöinnistä?
Isännöinti on asunto-osakeyhtiön hallintoa asunto-osakeyhtiölain määrittämissä puitteissa. Kiinteistöhallinto lähtee omistajan tuottotavoitteesta:
- Kohteina toimitila-, liike- ja palvelukiinteistöt, eivät asunto-osakeyhtiöt
- Asiakkaana on kiinteistön omistaja, esimerkiksi kiinteistöyhtiö tai rahasto, ei osakkaiden valitsema hallitus
- Mittarina on kiinteistön arvo ja tuotto pitkällä aikavälillä eikä pelkkä lakisääteisten velvoitteiden hoito
- Palveluun kuuluu päävastuullinen kiinteistömanageri, joka on säännöllisesti läsnä kohteessa
Kenelle kiinteistöhallinto on tarkoitettu?
Ammattimaisille kiinteistönomistajille, joille kiinteistö on tuottava sijoitus. Tyypillisiä asiakkaita ovat:
- Toimitila- ja liikekiinteistöjen omistajat sekä terveys- ja hyvinvointipalvelujen käytössä olevien rakennusten omistajat
- Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt ja kiinteistöyhtiöt
- Kiinteistörahastot ja institutionaaliset omistajat
- Omistajat, joilla on useita kohteita ja tarve yhtenäiseen raportointiin
Miten palvelun sisältö sovitaan?
Palvelukuvaus ja tehtävämatriisi räätälöidään kohteen mukaan ja liitetään sopimukseen, joten vastuunjaosta ei jää tulkinnanvaraa. Lähtökohtana on, että nykyinen palvelutaso säilyy kokonaisuudessaan. Sen päälle tulee Propian ohjelmiston tuoma läpinäkyvyys.
Mitä kiinteistöhallinto kustantaa?
Hinta on kiinteä kuukausihinta, joka määritetään kohteen laajuuden ja sovitun palvelukuvauksen mukaan. Hinnoittelun periaatteet:
- Kiinteä kuukausihinta kattaa sovitun palvelukokonaisuuden
- Kirjanpitoanalyysi, kassavirtaennusteet sekä Propian ohjelmisto ja työvälineet sisältyvät hintaan
- Hintaa voidaan tarkistaa kerran vuodessa, ja muutoksesta ilmoitetaan kirjallisesti vähintään kolme kuukautta ennen uuden kalenterivuoden alkua
Näkyykö palveluntarjoajan vaihtuminen tilojen käyttäjille?
Tavoite on, ettei siirtymä näy käyttäjille palvelun katkona vaan tiedon ja reagointinopeuden paranemisena. Haltuunotossa nykyinen palvelutaso ja sopimuskanta käydään läpi ennen sopimuksen allekirjoitusta, ja tiedot siirretään Propian järjestelmään ennen palvelun alkua.
