Isännöitsijän vaihto: näin se tehdään taloyhtiössä

Moni taloyhtiön hallitus harkitsee isännöitsijän vaihtoa jossain vaiheessa. Vaihto herättää usein huolta siitä, että se on työläs ja monimutkainen, mutta käytännössä prosessi on suoraviivainen. Tässä oppaassa käymme läpi, milloin vaihto kannattaa ja miten se etenee vaihe vaiheelta.

Milloin isännöitsijää kannattaa vaihtaa

Isännöitsijän vaihtoa aletaan usein harkita, kun palvelu ei vastaa taloyhtiön tarpeita. Yleisimpiä syitä ovat viestinnän hitaus, epäselvä laskutus, tekninen osaamattomuus tai se, että asiat eivät yksinkertaisesti etene.

Jos hallitus joutuu toistuvasti muistuttamaan samoista asioista tai laskuilla näkyy yllättäviä erillisveloituksia, on aika kartoittaa vaihtoehtoja. Isännöitsijän vaihto ei sido taloyhtiötä pitkäksi aikaa huonoon palveluun, sillä sopimukset ovat irtisanottavissa.

Kuka päättää isännöitsijän vaihdosta?

Isännöitsijän valinta ja vaihto kuuluvat asunto-osakeyhtiölain mukaan yksinomaan taloyhtiön hallitukselle. Yhtiökokous ei voi valita isännöitsijää, eikä tätä valtaa voi siirtää yhtiökokoukselle edes yhtiöjärjestyksellä.

Tämä tarkoittaa käytännössä, että hallitus voi vaihtaa isännöitsijän joustavasti ilman, että täytyy odottaa seuraavaa yhtiökokousta. Hallitus tekee päätöksen kokouksessaan enemmistöperiaatteella.

Yhtiökokous vaikuttaa asiaan välillisesti: se valitsee hallituksen jäsenet. Jos osakkaat ovat tyytymättömiä isännöintiin, vaikutuskanava on hallituksen kokoonpano, ei suora päätös isännöitsijästä.

Vaihe 1: Vaihtoehtojen kartoitus ja tarjouspyynnöt

Ennen päätöstä hallituksen kannattaa kartoittaa vaihtoehtoiset isännöintiyritykset ja pyytää niiltä tarjoukset. Hyvä tarjousvertailu paljastaa erot, jotka eivät näy pelkästä kuukausihinnasta. Kannattaa kysyä ainakin seuraavat asiat:

• Mitä kuukausihintaan sisältyy ja mistä veloitetaan erikseen? Moni toimija sisällyttää kuukausimaksuun vain vähän palveluita ja laskuttaa lopusta erikseen, esimerkiksi sovellusten käytöstä tai viestinnästä. Selvitä siis, mitä hinta oikeasti kattaa.
• Kuka on nimetty vastuuisännöitsijä? Selvitä kuka taloyhtiötänne käytännössä hoitaa. Nimetty vastuuhenkilö kertoo palvelun jatkuvuudesta ja siitä, kenen puoleen kääntyä.
• Millaiset digitaaliset järjestelmät ovat käytössä? Nykyaikaiset työkalut helpottavat hallituksen työtä ja tuovat läpinäkyvyyttä isännöitsijän tekemiseen. Kysy, miten pääsette itse seuraamaan taloyhtiön asioita ja isännöitsijän työn etenemistä.

Näiden kysymysten avulla hallitus saa vertailukelpoisen kuvan eri toimijoista. Halvin kuukausihinta ei aina tarkoita edullisinta kokonaisuutta, jos erillisveloitukset kasvattavat lopullista laskua.

Vaihe 2: Hallituksen päätös ja uuden sopimuksen solmiminen

Kun hallitus on valinnut uuden isännöitsijän, se tekee päätöksen kokouksessaan ja solmii uuden isännöintisopimuksen. Samalla sovitaan palvelun laajuudesta, hinnasta ja vaihdon aikataulusta.

Päätös kirjataan hallituksen kokouksen pöytäkirjaan. Tämä riittää, eikä erillistä yhtiökokousta tarvita.

Vaihe 3: Vanhan sopimuksen irtisanominen

Vanha isännöintisopimus irtisanotaan sopimuksen ehtojen mukaisesti. Irtisanomisaika on tyypillisesti kolme kuukautta, mutta se kannattaa aina tarkistaa voimassa olevasta sopimuksesta.

Vanhalla isännöitsijällä on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa taloyhtiön asiakirjat, kirjanpitoaineisto ja muut tiedot uudelle isännöitsijälle. Aineiston siirtymisestä ei siis tarvitse olla huolissaan.

Vaihe 4: Tietojen siirto ja haltuunotto

Tietojen siirto vanhalta isännöitsijältä uudelle on vaihe, joka taloyhtiöitä usein huolestuttaa eniten. Pelko on, että siirto on hidas, työläs ja virhealtis.

Käytännössä haltuunoton sujuvuus riippuu ratkaisevasti siitä, millaiset työkalut uudella isännöitsijällä on. Perinteisillä menetelmillä, joissa tiedot syötetään järjestelmään käsin, haltuunotto voi kestää viikkoja. Ero nykyaikaisiin työkaluihin on merkittävä.

Näin Propia hoitaa isännöitsijän vaihdon

Propia on isännöintialalla ainoa toimija, joka hyödyntää tekoälyä haltuunotossa aidosti. Siinä missä perinteinen tietojen manuaalinen syöttö vie viikkoja, meillä sama työ hoituu tunneissa. Tämä tekee vaihdosta taloyhtiölle nopean ja lähes huomaamattoman.

Konkreettiset edut Propian vaihtoprosessissa:

• Maksuton siirto. Siirto ja taloyhtiön tietojen tuominen tehdään sopimusta edeltävän kuukauden aikana ilman veloitusta.
• Ei käyttöönottomaksua. Emme peri aloitus- tai käyttöönottomaksua, joka on alalla yleinen.
• Tekoäly nopeuttaa haltuunottoa. Oma järjestelmämme ja tekoäly tuovat taloyhtiön tiedot tunneissa, eivät viikoissa.
• Alkuperäiset tiedostot käyttöön. Tuomme tiedot suoraan alkuperäisistä tiedostoista emmekä integroi niitä muihin järjestelmiin. Tämä tehostaa siirtoa ja vähentää virheiden riskiä.

Tällä tavalla taloyhtiö välttää sen, mitä vaihdossa yleensä pelätään: pitkän, sekavan ja virhealttiin siirtymän.

Kolmen kuukauden pilottijakso ilman riskiä

Luotamme palvelumme laatuun niin vahvasti, että tarjoamme uusille asiakkaille kolmen kuukauden pilottijakson. Sen aikana sopimuksen voi irtisanoa milloin tahansa, ja palautamme maksetut kuukausilaskutukset.

Käytännössä taloyhtiö voi siis kokeilla palveluamme täysin ilman riskiä. Tähän mennessä kukaan ei ole käyttänyt tätä mahdollisuutta, mikä kertoo mielestämme enemmän kuin mikään lupaus.

Usein kysytyt kysymykset

Kuka päättää isännöitsijän vaihdosta?

Isännöitsijän valinnasta ja vaihdosta päättää taloyhtiön hallitus. Asunto-osakeyhtiölain mukaan tämä valta kuuluu yksinomaan hallitukselle, eikä sitä voi siirtää yhtiökokoukselle.

Vaatiiko isännöitsijän vaihto yhtiökokouksen?

Ei. Hallitus voi päättää vaihdosta kokouksessaan ilman yhtiökokousta. Tämä tekee vaihdosta joustavan, sillä seuraavaa yhtiökokousta ei tarvitse odottaa.

Kuinka kauan isännöitsijän vaihto kestää?

Vaihto etenee irtisanomisajan mukaan, joka on tyypillisesti kolme kuukautta. Tietojen siirto ja haltuunotto voidaan hoitaa tänä aikana, joten uusi isännöitsijä on toimintavalmis heti sopimuksen alkaessa.

Maksaako isännöitsijän vaihto?

Kustannukset vaihtelevat isännöintiyrityksittäin. Osa toimijoista perii käyttöönotto- tai aloitusmaksun. Propialla siirto tehdään ilman veloitusta, eikä käyttöönottomaksua peritä.

Harkitseeko taloyhtiönne isännöitsijän vaihtoa?

Jos nykyinen isännöinti ei vastaa odotuksia, kartoitus kannattaa aloittaa tarjouspyynnöllä. Näin saatte selkeän kuvan siitä, mitä palvelu maksaa ja mitä siihen sisältyy. Pyydä tarjous Propialta tai lue lisää isännöinnin hinnoittelusta.